Privacyverklaring
Wie zijn wij?
Conservatrix Levensverzekeringen N.V. is aangewezen als de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.
Welke gegevens verwerken wij van u?
Wanneer u een verzekering bij Conservatrix aanvraagt, vragen wij om uw persoonsgegevens. Deze gegevens verstrekt u aan ons via uw adviseur of bemiddelaar (hierna: adviseur). Wij onderscheiden de volgende soorten gegevens en vermelden daarbij de wijze waarop deze in ons bezit komen:
1. NAW-gegevens
Welke gegevens we van u verwerken is afhankelijk van het contact dat we met u hebben:
· Als u onze website bezoekt, verzamelen we gegevens over uw bezoek aan onze site, via cookies en onze cookie-instellingen.
· Als u informatie bij ons opvraagt, vragen wij u uw contactgegevens op te geven zodat wij de informatie aan u kunnen sturen.
· Als u klant wordt, hebben wij in ieder geval uw contactgegevens (naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en emailadres) nodig. Deze gegevens gebruiken wij voor uitvoering van de (verzekerings-)overeenkomst die we met u hebben.
2. Financiële gegevens
Als u klant bij ons bent, gebruiken wij uw bankrekeningnummer om betalingen te doen en te incasseren en voor het overmaken van de uitkering dat wij aan u verschuldigd zijn.
Daarnaast beschikken wij over uw salarisgegevens als u één van onze financiële producten heeft, zoals een pensioenverzekering of hypotheek.
3. Aanvullende gegevens
Voor sommige producten hebben wij nog aanvullende informatie van u nodig, bijvoorbeeld uw beroep of gezondheidsgegevens* bij een levensverzekering of hypotheek. Die gegevens gebruiken wij om o.a. het risico in te kunnen schatten, de voorwaarden van het product te kunnen vaststellen en eventuele schadeclaims te kunnen beoordelen.
*gezondheidsgegevens
· Voor het accepteren of uitvoeren van hypotheken en levensverzekeringen hebben wij informatie over uw gezondheid nodig. Soms hebben wij informatie nodig van uw arts. Als wij gegevens van uw arts nodig hebben dan vragen wij daarvoor altijd vooraf uw toestemming.
· Onze medewerkers verwerken alleen gezondheidsgegevens die zij voor de uitvoering van de werkzaamheden nodig hebben. Deze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van de gegevens die zij verwerken.
· De verwerking van uw gezondheidsgegevens vindt plaats binnen een speciale afgescheiden eenheid (functionele eenheid) onder verantwoordelijkheid van onze medisch adviseur. Dat is een BIG-geregistreerde geneeskundig specialist. Wij houden ons aan de regels van de Beroepscode voor Geneeskundig Adviseurs werkzaam in Particuliere Verzekeringszaken en/of Personenschadezaken.
· Hebt u te maken met bijvoorbeeld een arbeidsongeschiktheidsclaim? Dan ontvangt u bij individuele verzekeringen een aparte brochure met daarin een toelichting op het gebruik van uw gegevens.
4. Burgerservicenummer
In sommige gevallen verwerken wij ook uw Burgerservicenummer (BSN). Dat is bijvoorbeeld het geval bij levensverzekeringen of bij hypotheken. Wij verwerken uw BSN alleen als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben.
5. Gegevens over uw contacten met ons
Wij verwerken gegevens over het contact dat u met ons had:
· Waarover ging het contact (product, advies, bericht, klacht, informatie)?
· Wanneer was het contact en met welke afdeling?
· Hoe (via post, onze website, e-mail)?
· We gebruiken deze gegevens om te zien waar we eerder met u contact over hebben gehad.
· Was het een vraag of een klacht of een advies over een complex product? Dan kunnen we dit teruglezen in het klantdossier en u bij een volgend contact gerichter te woord staan.
Hoe komen we aan uw gegevens?
In de meeste gevallen krijgen wij de gegevens rechtstreeks van u of van uw adviseur. Naast de informatie die wij van u krijgen, kunnen we ook gegevens van derden ontvangen en verwerken, bijvoorbeeld van een curator of bewindvoerder. We leggen in ons verwerkingenregister vast van welke bronnen we gegevens hebben ontvangen als deze bronnen bij ons bekend zijn. We informeren u zoveel mogelijk over de bronnen waar we de gegevens van hebben ontvangen.
Waarom verwerken wij uw gegevens?
Doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens zijn:
1. Voor de uitvoering van onze dienstverlening
We gebruiken uw contactgegevens om contact met u op te nemen, te onderzoeken of u klant bij ons kunt worden of om wijziging(en) in uw polis(sen) door te voeren. We kunnen uw gegevens gebruiken om uw producten, zoals uitvaartverzekeringen te beheren en claims af te handelen.
2. Risico's verkleinen
Wij gebruiken uw persoonsgegevens ook om risico's te verkleinen, bijvoorbeeld door:
a. het bijhouden uw IP-adres bij als u onze website bezoekt. Wij gebruiken uw IP-adres voor het verbeteren van onze dienstverlening. En we kunnen in uitzonderlijke situaties onderzoeken wie er achter het IP-adres zit, bijvoorbeeld om fraude aan te pakken.
b. te zorgen voor goede beveiliging. Denk aan gebruikersnamen, wachtwoorden en controlevragen.
c. het uitvoeren van een intern kwaliteitsonderzoek naar mogelijke problemen en risico’s en toetsen of wetgeving goed is ingevoerd.
d. ervoor te zorgen dat we een gezond bedrijf blijven (risicomanagement).
3. Marketingactiviteiten uitvoeren
We houden u graag op de hoogte. Dit doen wij per e-mail of via de website.
4. Verbeteren en innoveren
We gebruiken uw persoonsgegevens ook om onze producten en diensten veel persoonlijker te maken. Dat doen we door ze te combineren en te analyseren. Die analyses brengen ons op nieuwe ideeën en betere oplossingen. Zo kunnen we met behulp van deze analyses:
a. De oorzaak van klachten oplossen, pagina’s en formulieren op de website verbeteren en processen versnellen.
b. Meten hoe klanten onze diensten gebruiken en wat het resultaat is van een campagne. En als dat nodig is: dingen verbeteren.
c. Nieuwe diensten ontwikkelen.
d. Rapportages maken van onze analyses en inzichten en daarmee informatiediensten op geaggregeerd niveau leveren. Waar mogelijk verwijderen we bij het opstellen van analyses de persoonsgegevens die we niet nodig hebben. En we kunnen gegevens bundelen op een bepaald abstractieniveau (aggregeren), versleutelen (pseudonimiseren) of anoniem maken.
5. Opsporen van fraude en misbruik
Bij de opsporing van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik leggen we ook gegevens vast. Hierbij houden wij ons aan het Protocol Verzekeraars en Criminaliteit en het Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingen (PIFI). Bij het PIFI zijn o.a. betrokken het Verbond van Verzekeraars, de Stichting Fraudebestrijding Hypotheken en de Vereniging van Financieringsondernemingen in Nederland.
Wat is de rechtsgrond om uw persoonsgegevens te gebruiken?
Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van één van de onderstaande wettelijke grondslagen:
1. U hebt toestemming* gegeven.
2. De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst, bijvoorbeeld een verzekeringsovereenkomst of overeenkomst van hypothecaire geldlening.
3. De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting*, bijvoorbeeld het opvragen van een kopie identiteitsbewijs om u te identificeren.
4. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld wanneer we een onderzoek naar mogelijke fraude doen. Hierbij maken we een belangenafweging tussen het gerechtvaardigd belang van ons of van een derde en uw belang. Deze belangenafweging leggen we vast en hierover informeren we u zoveel mogelijk.
*Toestemming
We vragen alleen uw toestemming als dat nodig is voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Als wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming kunt u uw toestemming te allen tijde weer intrekken. U kunt dit doen door contact met ons op te nemen. Dit kan telefonisch of via email.
*Wettelijke verplichting
Voor financiële dienstverleners gelden diverse wettelijke verplichtingen. Zo zijn we bijvoorbeeld verplicht u te identificeren als u klant bij ons wordt (identificatieplicht) en in bepaalde gevallen zijn we verplicht gegevens te verstrekken aan de Belastingdienst (renseignering). Als gevolg van deze verplichtingen moeten wij bij u deze gegevens opvragen. Het niet verstrekken van deze gegevens kan gevolgen voor u hebben. Als wij u niet kunnen identificeren dan kunnen wij geen overeenkomst met u aangaan.
Hoe beveiligen we uw gegevens?
Wij gaan zorgvuldig om met uw gegevens en nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen* om een passend beschermingsniveau te waarborgen.
*Technische en organisatorische maatregelen
We hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Denk daarbij aan maatregelen om onze website en IT-systemen veilig te gebruiken en misbruik te voorkomen. Maar ook aan beveiliging van fysieke ruimtes waar gegevens zijn opgeslagen. Wij hebben een informatiebeveiligingsbeleid en zorgen voor training van onze medewerkers op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. Alleen geautoriseerd personeel kan uw gegevens inzien en verwerken.
Al onze medewerkers hebben de eed of belofte afgelegd. Medewerkers beloven of verklaren hierbij dat ze zich houden aan de wet- en regelgeving en gedragscodes en integer zullen handelen.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig. In sommige gevallen bepaalt de wet hoelang wij gegevens mogen of moeten bewaren. In andere gevallen hebben wij zelf bepaald hoelang wij uw gegevens nodig hebben. Wij hebben hiervoor een uitgebreid bewaartermijnenbeleid opgesteld.
Polis- of klantdossiers bijvoorbeeld bewaren we minimaal 7 jaar na het beëindigen van de relatie met Conservatrix Levensverzekeringen N.V. Een offerte die niet geleid heeft tot een overeenkomst, verwijderen we in het algemeen na enige maanden.
Mocht u hier specifieke vragen over hebben, dan kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming.
Met wie delen wij uw gegevens?
We verstrekken alleen persoonsgegevens aan derden als dit op grond van de wet is toegestaan en noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering van Conservatrix Levensverzekeringen N.V.
1. Binnen Conservatrix Levensverzekeringen N.V.
Bent u klant van een van Conservatrix Levensverzekeringen N.V.? Dan wisselen we tussen de verschillende afdelingen van Conservatrix Levensverzekeringen N.V. gegevens uit voor de verwerking van uw aanvraag of om een overzicht te krijgen van de producten en diensten die u bij ons hebt. Daardoor kunnen we u beter van dienst zijn en hoeft u bijvoorbeeld ook maar één keer een adreswijziging door te geven.
Wanneer u een adviseur hebt, ontvangt u berichten van ons alleen in overleg met uw adviseur.
2. De overheid
Soms zijn wij wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens door te geven aan de overheid. Denk daarbij aan de Belastingdienst, Politie, Justitie of toezichthouders zoals De Nederlandsche Bank, de Autoriteit Financiële Markten en de Autoriteit Persoonsgegevens.
3. Dienstverleners en bedrijven waar we mee samenwerken
Als dat wettelijk is toegestaan kunnen wij de gegevens die nodig zijn voor de dienstverlening uitwisselen met uw adviseur. Soms hebben wij daarvoor uw toestemming nodig.
Daarnaast schakelen wij andere bedrijven in om diensten voor ons uit te voeren die te maken hebben met de verzekeringsovereenkomst. Dit zijn bijvoorbeeld een incassobureau, arbodienst, advocaten of een herverzekeraar. Met deze partijen leggen wij afspraken vast om uw privacy te waarborgen.
Wij kunnen ook de verwerking van persoonsgegevens uitbesteden aan derde partijen, zogenaamde verwerkers. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van IT dienstverleners voor onderhoud en supportfuncties. Deze IT dienstverleners dienen te worden beschouwd als verwerker omdat zij geen zelfstandige zeggenschap hebben over de persoonsgegevens die in het kader van de dienstverlening door Conservatrix Levensverzekeringen N.V. aan de IT dienstverlener ter beschikking wordt gesteld. Conservatrix Levensverzekeringen N.V. blijft in die situaties verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking van uw gegevens.
4. Databank CIS
Voor een verantwoord acceptatie-, risicobeleid en om fraude te voorkomen, leggen wij uw gegevens vast in het Centraal Informatie Systeem van Stichting CIS te Den Haag. Stichting CIS is een stichting die verzekeraars kan ondersteunen bij acceptatie- en claimprocessen. Met verzekeraars aangesloten bij CIS kunnen we, onder strikte voorwaarden, onderling informatie uitwisselen via Stichting CIS. Meer informatie hierover vindt u op de website van Stichting CIS.
5. Extern Verwijzingsregister (EVR)
Financiële instellingen kunnen gedragingen van (rechts)personen die hebben geleid of kunnen leiden tot benadeling van financiële instellingen vastleggen in een Incidentenregister. Aan dit Incidentenregister is een Extern Verwijzingsregister gekoppeld. Dit Extern Verwijzingsregister bevat uitsluitend verwijzingsgegevens (bijvoorbeeld een naam en geboortedatum of KvK-nummer) die onder strikte voorwaarden mogen worden opgenomen. Iedere financiële instelling die aangesloten is bij een van de deelnemende brancheverenigingen heeft toegang tot (een deel van) het Externe Verwijzingsregister.
6. Derden partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
Als we gegevens delen met een dienstverlener in een land buiten de EER, dan maken we daarmee afspraken zodat we ons altijd houden aan de regels die daarvoor zijn afgesproken in de Europese Economische Ruimte. Wij maken dan gebruik van de Standard Clauses; dat is een door de Europese Unie goedgekeurde model waarin is overeengekomen dat er sprake is van een voldoende beschermingsniveau voor het beveiligen van persoonsgegevens.
Wat zijn uw rechten?
1. Gegevens inzien of verbeteren
U hebt het recht om ons te vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en om onjuiste gegevens te laten aanpassen of verwijderen. In eerste instantie kunt u uw gegevens inzien of corrigeren in uw ‘mijnomgeving’ (indien aanwezig) of u kunt via de gebruikelijke kanalen (o.a. post, email) contact met ons opnemen. Wij stellen controlevragen of vragen om een kopie van uw identiteitsbewijs* om u te identificeren. Binnen vier weken ontvangt u een reactie van ons.
In sommige gevallen kunnen we ervoor kiezen om geen gegevens over uw gezondheid te geven, bijvoorbeeld als we het verstandiger vinden dat de huisarts een toelichting geeft. In een dergelijk geval geven we bij u aan hoe de informatie wel gedeeld of opgevraagd kan worden.
*Identiteitsbewijs
Bij het verstrekken van een kopie van uw identiteitsbewijs moet u uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) onzichtbaar maken. We raden u ook aan om op de kopie aan te geven dat deze kopie bestemd is om uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens uit te oefenen.
2. Gegevens laten verwijderen en het recht om 'vergeten' te worden
In een aantal gevallen en onder voorwaarden hebt u het recht om de persoonsgegevens die wij van u hebben te laten wissen. Dit is het geval indien:
a. de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
b. u de toestemming voor het verwerken heeft ingetrokken;
c. u gegrond bezwaar maakt tegen de verwerking;
d. uw persoonsgegevens door ons onrechtmatig zijn verwerkt;
e. er een wettelijke verplichting is om de persoonsgegevens te wissen.
Het recht om vergeten te worden is geen absoluut recht.
Wij kunnen besluiten niet aan uw verzoek te voldoen en uw gegevens niet te wissen als uw verzoek niet gebaseerd is op één van de bovenstaande gronden, of
a. om het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie te kunnen uitoefenen;
b. om een wettelijke verlichting na te komen; of
c. voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Als wij niet voldoen aan uw verzoek om uw persoonsgegevens te laten wissen, informeren wij u over de redenen waarom wij niet aan uw verzoek zullen voldoen.
3. Beperking van de verwerking
Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken of dat de door ons verwerkte gegevens onjuist zijn, kunt u verzoeken om beperking van de verwerking. Dit betekent dat de gegevens niet meer door ons mogen worden verwerkt.
4. Overdracht van de gegevens (dataportabiliteit)
U hebt het recht om een kopie te krijgen van de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt voor de uitvoering van een overeenkomst die u met ons heeft gesloten of op basis van uw toestemming. Het gaat hier alleen om persoonsgegevens die wij van u zelf hebben ontvangen en niet om gegevens die wij van derden hebben ontvangen. Het doel van dit recht is om u in staat te stellen deze gegevens eenvoudig over te dragen aan een andere partij.
5. Recht van bezwaar
U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die plaatsvindt op basis van ons gerechtvaardigd belang of het gerechtvaardigd belang van een derde. In dat geval zullen wij uw gegevens niet langer verwerken, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
E-mail en social media
1. E-mail
Wij verstrekken geen documentatie per e-mail.
2. Social media
U kunt er voor kiezen om contact met ons op te nemen via Twitter. Als u ons benadert via dit kanaal, bewaren wij de gegevens die u via dit kanaal aan ons verstrekt in een beveiligde omgeving. Om te kunnen reageren op persoonlijke vragen in uw social-mediabericht vragen wij in een persoonlijk bericht (direct message) om uw contactgegevens met ons te delen. Wij kunnen dan controleren of we met de juiste persoon in gesprek zijn.
Op de gegevens die wij van u krijgen via dit platform is deze privacyverklaring van toepassing. Het gebruik van social media is uw eigen verantwoordelijkheid. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op de wijze waarop social-mediaplatforms omgaan met de door u verstrekte persoonsgegevens. We wijzen u erop dat veel social-mediaplatforms buiten de Europese Unie zijn gevestigd en gegevens opslaan buiten de Europese Unie. De privacywetgeving van de Europese Unie geldt dan meestal niet. We raden u aan om de privacyverklaring van deze social-mediakanalen te raadplegen voor meer informatie over de wijze waarop zij uw persoonsgegevens verwerken.
Aanpassing van de privacyverklaring
De privacywetgeving is in beweging. Wij kunnen deze privacyverklaring dan ook aanpassen om up-to-date te blijven. Wij doen dit bij nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld als er iets verandert in onze bedrijfsactiviteiten of in de wet of in de rechtspraak. Wij raden u daarom aan deze privacyverklaring regelmatig opnieuw te bekijken bij een bezoek aan onze website. Wij zullen u ook actief informeren over wijzigingen in deze privacyverklaring door middel van een nieuwsbericht op onze website of via uw ‘mijnomgeving’ (voorzover aanwezig).
Vragen of klachten
Hebt u vragen over deze privacyverklaring? Dan kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van Conservatrix Levensverzekeringen N.V.
Stuur een e-mail naar fg@conservatrix.nl of stuur een brief naar:
Conservatrix Levensverzekeringen N.V.
T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Postbus 165
3500 AD UTRECHT
Ook kunt u altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl tel. 0900-2001201).
Download
De volledige privacyverklaring in pdf.