Wwft en SW

Sinds de wetswijziging van 1 januari 2013 is het cliëntenonderzoek in het kader van de Wet witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en de Sanctiewet 1977 (SW) aangescherpt. De Nederlandsche Bank (DNB) brengt in de “DNB - Leidraad Wwft en SW” verduidelijking aan in de verschillende verplichtingen uit de Wwft en de SW en biedt handvatten voor het uitvoeren van de wettelijke verplichtingen. Voor het onafhankelijke intermediair is vooral de “AFM - Leidraad Wwft, Wwft BES en Sanctiewet” van belang.

Via het menu vindt u meer informatie over wat deze leidraden en de wijzigingen daarin voor het onafhankelijke intermediair en voor de samenwerking met hen betekent.

Meer informatie

Heeft u vragen over de naleving van de Wwft en SW? Neemt u dan contact op met onze Compliance Officer, telefoon 035 - 548 08 72.

Integriteitsbeleid

Wij hebben het beleid met betrekking tot klantintegriteit en de beheersing van integriteitsrisico’s vastgelegd in een beleidsdocument. Daarin zijn ook de organisatorische en administratieve procedures en maatregelen uitgewerkt. Wij handelen volgens dat beleid en voeren er ieder jaar controle op uit, zodat we zorgdragen voor een integere bedrijfsvoering en naleving van de wet- en regelgeving. En uiteraard voor een deugdelijke administratie en de zorg voor de ons toevertrouwde gelden.

Wat verstaan wij onder integere bedrijfsvoering?

Bij een integere bedrijfsvoering wordt de organisatie zodanig gestuurd en is de inrichting van de processen van Conservatrix dusdanig geregeld, dat integriteitsrisico’s worden beperkt en, bij voorkeur, worden voorkomen. Een integriteitsrisico is het risico dat de integriteit van Conservatrix wordt beïnvloed door niet integere of onethische gedragingen van cliënten, de medewerkers en/of de leden van de directie en de Raad van Commissarissen.

Het beleid van de directie van Conservatrix is erop gericht dat de organisatorische en administratieve procedures en maatregelen op een effectieve en economisch verantwoorde wijze worden uitgevoerd en in stand worden gehouden of daar waar nodig aangepast zullen worden. De directie is verantwoordelijk voor de bewustwording, bevordering en handhaving van integer handelen binnen de organisatie en draagt er zorg voor dat het beleid bekend is en wordt nageleefd.

Identificatie en verificatie

Onderdeel van een integere bedrijfsvoering is dat wij onze cliënten willen kennen en geen relaties aanknopen met natuurlijke en rechtspersonen die de reputatie van Conservatrix kunnen aantasten. De gevolgen van dat risico kunnen namelijk het vertrouwen van consumenten, bedrijven en andere belanghebbenden in Conservatrix schaden. Daarom stellen we, in samenwerking met het onafhankelijke intermediair, vast met wie wij zaken doen. Op die wijze werken we samen aan een goede identificatie van onze cliënten en daarmee aan een efficiënte bewaking van de integriteitsrisico’s. Op die manier voldoen we aan wet- en regelgeving en tevens aan de verwachtingen van onze gemeenschappelijke toezichthouders.

Onze samenwerking met het onafhankelijke intermediair

Wij werken uitsluitend samen met het onafhankelijke professionele intermediair. Het onafhankelijke intermediair heeft een zelfstandige verantwoordelijkheid inzake het naleven van de vereisten die zijn bepaald in de Wwft en de SW. De Wwft schrijft voor dat ook het onafhankelijke intermediair cliëntenonderzoek moet uitvoeren voordat zij een zakelijke relatie aangaan of een transactie uitvoeren. Daarop wordt toezicht uitgeoefend door de AFM.

Wat betekent het cliëntonderzoek identificatie en verificatie?

Het cliëntenonderzoek bestaat onder andere uit het identificeren van de cliënt en het vaststellen dat de opgegeven identiteit overeenkomt met de werkelijke identiteit (verificatie). Het begrip cliënt-identificatie kan worden omschreven als het proces waarin gegevens en informatie over de identiteit van de cliënt worden verzameld. De verificatie is het controleren van de juistheid van de door de cliënt aangedragen gegevens.

Samen met het onafhankelijke intermediair hebben we verantwoordelijkheden op het gebied van identificatie en verificatie van onze cliënten. Zo hebben we afspraken met het onafhankelijke intermediair gemaakt die onderdeel zijn van ons aanstellingsbeleid en de samenwerkingsovereenkomst. Op deze manier zijn de verwachtingen over en weer helder op dit gebied. Wat wij van het onafhankelijke intermediair vragen, vindt u uitgelegd onder “Wat vragen wij van het onafhankelijke intermediair?”. Steekproefsgewijs onderzoeken wij ieder jaar bij een aantal van het onafhankelijke intermediair of deze afspraken naar verwachting worden nageleefd en of het beleid voldoende bekend is. Zodat wij op die manier samen kunnen voldoen aan wet- en regelgeving en we de risico’s afdoende beheersen.

Wat vragen wij van het onafhankelijke intermediair?

1. Certificeren van elk identiteitsbewijs

Wij vragen het onafhankelijke intermediair in navolging van de wet om persoonlijk de (foto)kopie van elk identiteitsbewijs te certificeren. Dit certificeren houdt in dat het intermediair verklaart een (foto)kopie van het identiteitsbewijs te hebben ontvangen in het bijzijn van de betrokken cliënt, onder vermelding van zijn of haar naam, woon- of vestigingsplaats en de werkdatum op de verklaring.

Om nadere invulling te geven aan de eigen verantwoordelijkheid van het intermediair op het vlak van de identificatie van cliënten, vragen wij hen tevens om ons te voorzien van een (foto)kopie van het identiteitsbewijs van de verzekeringnemer, de medeverzekeringnemer en de premiebetaler in geval er een levensverzekering wordt overeengekomen met een jaarlijkse premie van meer dan 1.000 euro en/of een eenmalig premiestorting van meer dan 2.500 euro, in geval van een direct uitkerende levensverzekering (De Direct Ingaande Lijfrenteverzekering of De Direct Ingaande Pensioenverzekering), een pensioen- of hypotheekovereenkomst.

Wij controleren de (foto)kopie van het identiteitsbewijs op geldigheid en het aanvraagformulier wordt geverifieerd aan de hand van de variabelen daarop. Zodat we er zeker van zijn dat het intermediair de identiteit van de cliënt juist heeft geverifieerd. Dat is mede van belang voor de opgave van premies, waarden en uitkeringen aan de Belastingdienst (renseignering) die wij verplicht zijn te doen.

2. De medewerking van het onafhankelijke intermediair bij aanvullend onderzoek

Aanvullend op de procedure rondom identificatie en verificatie kunnen wij het onafhankelijke intermediair gedurende de samenwerking op de volgende wijze aandacht vragen voor dit onderwerp:

1. Wij kunnen ad-hoc cliëntendossiers opvragen als een cliënt of een transactie daartoe aanleiding heeft gegeven. Bijvoorbeeld omdat het risico als ‘hoog’ wordt gekwalificeerd. Wij vragen dan het betreffende klantprofiel met toelichting bij het intermediair op. Onderdeel daarvan is onder andere een controle op het gecertificeerde identiteitsbewijs.

2. Wij selecteren ieder jaar een representatief aantal intermediairs, waarbij per intermediair door ons een aantal klantprofielen wordt ingezien en gecontroleerd. Onderdeel daarvan is een controle op het aanwezig zijn van:

  • Basisgegevens: personalia, gezinssamenstelling, beroep, eigen woning, gecertificeerde identiteitsbewijzen.
  • Financiële gegevens: inkomsten, uitgaven.
  • Klantprofiel (doelstelling, kennis en ervaring, risicobereidheid) aanwezig.
  • Productvoorstellen (minimaal 3) aanwezig.

In dialoog met het onafhankelijke intermediair

Om het onafhankelijke intermediair te ondersteunen informeren wij hen periodiek over dit onderwerp door middel van onze e-Nieuwsbrief. Daarbij staan wij graag open voor suggesties om het proces verder te verbeteren.

Meer informatie

Heeft u vragen over de naleving van de Wwft en SW? Neemt u dan contact op met onze Compliance Officer, telefoon 035 - 548 08 72.